Algemene Voorwaarden

Datacaps BV verbindt er zich toe ten opzichte van de Opdrachtgever volgende opdrachten uit te voeren: het leveren van diensten, overeenstemmend met de ondertekende offerte, gedurende een periode overeenstemmend met de ondertekende offerte.

Bij het verstrijken van de overeengekomen periode, zal er een evaluatiemoment plaatsvinden, en al dan niet een nieuwe overeenkomst worden opgemaakt.

De Opdrachtgever betaalt voor de consultancy diensten aan Datacaps BV een vergoeding met een totaal overeenkomend met de offerte.

Voor verplaatsingen in het kader van deze overeenkomst kan er een kilometervergoeding van 0,5 EUR/Km (ex.BTW) aangerekend. De afstand wordt steeds gemeten tussen de hoofdzetel van Datacaps BV en plaats van de afspraak met de Opdrachtgever.

Een serviceovereenkomst of huurovereenkomst wordt automatisch verlengd, telkens met de initiële looptijd van het contract, tenzij de Opdrachtgever uiterlijk drie maanden voor de einddatum van de overeenkomst de overeenkomst per aangetekend schrijven opzegt. Voor de verlenging blijven dezelfde (geïndexeerde) bedragen gelden.

Datacaps BV is vrij zelf te beslissen hoe en wanneer hij zich ten dienste stelt van de Opdrachtgever. Evenwel zal hij ervoor zorgen dat hij steeds telefonisch of per mail bereikbaar is en zal hij zich naar de vestiging van de onderneming begeven wanneer de omstandigheden zulks vereisen.

Het leveren van de diensten, overeenstemmend met de offerte. De offerte is een voorstel voor een middelenverbintenis, en in geen geval een resultaatsverbintenis.

Indien ze daartoe verzocht werd, zal Datacaps BV op periodieke basis haar prestaties rapporteren aan de Opdrachtgever. Indien gewenst kan er periodiek een evaluatiemoment gepland worden, waarin de vooruitgang van het project besproken wordt.

Datacaps BV zal in functie van de keuze van de afgenomen diensten, al dan niet verschillende gespecialiseerde consultants inschakelen ten einde naar best vermogen de diensten te leveren.

Datacaps BV erkent dat alle gebruikte merknamen, codes, logos en afbeeldingen eigendom zijn en blijven van de Opdrachtgever. Datacaps BV zal, op eenvoudig verzoek, alle gegevens aan de Opdrachtgever terugbezorgen. Datacaps BV zal deze gegevens na het verstrijken van de overeenkomst niet meer gebruiken.

Om een optimale kwaliteit van de diensten te vrijwaren zal de Opdrachtgever zich ervan onthouden om tijdens de looptijd van de overeenkomst soortgelijke diensten door derden of zichzelf te presteren zonder dit voor te leggen aan Datacaps BV.

De Opdrachtgever verbindt zich ertoe, op eenvoudig verzoek, aan Datacaps BV te leveren: alle gegevens, toegang of elk materiaal die/dat Datacaps BV nodig acht voor het verrichten van haar diensten; voldoende en correcte informatie en teksten over de producten en/of diensten die de Opdrachtgever aanbiedt; en elke wijziging in voormelde gegevens of materiaal die invloed kan hebben op de diensten.

De Opdrachtgever waarborgt en vrijwaart Datacaps BV voor de juistheid en volledigheid van alle materiaal en informatie die in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst door hem aan Datacaps BV ter beschikking wordt gesteld, en verzekert dat het gebruik ervan geen inbreuk vormt op regelgeving of rechten van derden.

Alle informatie betreffende een partij, waar partijen bij de totstandkoming en in uitvoering van deze overeenkomst rechtstreeks of onrechtstreeks toegang toe krijgen, wordt als confidentieel beschouwd. Partijen houden zich eraan deze vertrouwelijke informatie uitsluitend te gebruiken voor zover nodig voor de uitvoering van deze overeenkomst en houden hun medewerkers ervan weerhouden om vertrouwelijke informatie openbaar te maken of ter beschikking te stellen aan derden.

De verplichting van confidentialiteit geldt niet voor informatie die tot het publieke domein behoort en informatie die op rechtmatige wijze werd verkregen van derden.

Behoudens andersluidend akkoord, laat de Opdrachtgever Datacaps BV toe om in het kader van de ontwikkeling van zijn commerciële activiteit te verwijzen naar de Opdrachtgever als referentie.

Alle facturen die de Opdrachtgever van Datacaps BV ontvangt, dienen binnen de 30 (dertig) dagen na factuurdatum door de Opdrachtgever te worden betaald. Alleen betalingen door overmaking op de bankrekening van Datacaps BV zijn bevrijdend. De medewerkers van Datacaps BV zijn niet gemachtigd betalingen in contanten te ontvangen.

Onder bepaalde omstandigheden of bepaalde projecten kunnen afspraken worden gemaakt met voorschotten en/of betalingen in schijven.

Datacaps BV is enkel aansprakelijk voor schade veroorzaakt door zijn opzet en grove nalatigheid in uitvoering van deze overeenkomst. Datacaps BV is in geen geval aansprakelijk voor enige indirecte en/of incidentele schade en/of inkomstenderving die de Opdrachtgever zou lijden ingevolge de levering van de diensten onder deze overeenkomst. In elk geval en ongeacht de oorzaak, zal de aansprakelijkheid van Datacaps BV beperkt zijn tot de contractuele waarde van de overeenkomst.

De Opdrachtgever erkent dat Datacaps BV geen positief resultaat van de aangeboden diensten kan garanderen. Datacaps BV heeft geen controle over de huidige of toekomstige manier van werken van haar leveranciers in verband met het accepteren van en/of positioneren van advertenties en/of websites.

Datacaps BV behoudt alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot alle door haar vervaardigde ideeën, materialen, concepten,… inclusief de programmeercode in de mate waarin deze als een creatieproces in de zin van de wetgeving intellectuele eigendom kunnen beschouwd worden. Enige overdracht van enige materialen, concepten,… die door intellectuele eigendomsrechten zijn beschermd kan uitsluitend uitdrukkelijk en schriftelijk gebeuren.

Het website optimalisatie advies dat door Datacaps BV aan de klant wordt verstrekt, is enkel te gebruiken door de klant, tenzij anders Datacaps BV is afgesproken. Het gebruik van het website optimalisatie advies door andere bedrijven dan de klant is ten strengste verboden, evenals het kopiëren hiervan en/of verveelvoudigen.

Behoudens een andersluidende uitdrukkelijk akkoord tussen partijen, zijn wij gerechtigd om onze creaties te signeren en/of te voorzien van ons identificatieteken, dit conform de beroepsgebruiken.

Wanneer Datacaps BV in naam van de klant mediaruimte aankoopt en doorfactureert, dan zal zij hiervoor een agentschapscommissie hanteren.

Een door ons opgegeven termijn voor het volbrengen van de opdracht heeft, tenzij uitdrukkelijk wordt aangegeven dat het een uiterste termijn betreft, slechts een indicatieve strekking. Wij zijn eerst in verzuim nadat de klant ons dienaangaande per aangetekend schrijven in gebreke heeft gesteld. De overschrijding van de opgegeven termijn geeft geen aanleiding tot betaling van een schadevergoeding of het slechts gedeeltelijk betalen van het oorspronkelijke factuurbedrag.

Rapportering door Datacaps BV aan de klant vindt plaats conform projectvoorstel, offerte of overeenkomst. De in de rapporteringen van Datacaps BV genoemde bedragen en/of aantallen ten aanzien van het mediagebruik zijn louter indicatief van aard. Indien gerapporteerde bedragen en/of aantallen afwijken van het bedrag en/of de aantallen op een factuur, gelden de in de factuur genoemde bedragen en/of aantallen.

Opdrachten dienen door de klant schriftelijk te worden bevestigd. Indien de klant dit nalaat en de opdracht door ons wordt bevestigd en daartegen binnen de 8 dagen na ontvangst geen bezwaar wordt gemaakt, zal de inhoud van deze bevestiging gelden. Indien geen van beide partijen de opdracht schriftelijk bevestigt en wij met instemming van de klant de uitvoering van de opdracht hebben aangevat, wordt de klant geacht de opdracht conform de offerte te hebben verstrekt.

Datacaps BV werkt voor de hosting van de websites en webshops samen met een hosting en webserver partner. Een beschrijving van de hosting diensten en de aansprakelijkheid van deze partner is opgenomen in de Service Level Agreement (SLA) van deze hostingpartner. Deze SLA kan worden aangepast of gewijzigd door de hostingpartner. Op eerste verzoek van de klant bezorgt Datacaps BV de klant een kopie van de actuele versie van de SLA.

Wanneer de klant een domeinnaam bestelt via Datacaps BV, dan komen de rechten verbonden aan deze domeinnaam uitsluitend toe aan de klant. Datacaps BV staat als technisch contactpersoon in voor het beheer van de domeinnaam voor zover de klant hiertoe de verschuldigde jaarlijkse vergoeding betaalt aan Datacaps BV. De overeenkomst is van onbepaalde duur en kan enkel worden opgezegd uiterlijk één maand voor de vernieuwing van de domeinnaamregistratie.

Datacaps BV verbindt zich ertoe om enige (bedrijfs-)informatie van de Opdrachtgever die als vertrouwelijk zou kunnen beschouwd worden, vertrouwelijk te behandelen.

Datacaps BV verklaart de privacywetgeving zoals opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven. Datacaps BV dient beschouwd te worden als verwerker van de persoonsgegevens van de Opdrachtgever waartoe zij toegang heeft in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.

Deze persoonsgegevens zullen uitsluitend worden verwerkt binnen de grenzen van de instructies van de Opdrachtgever. Datacaps BV verklaart afdoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen teneinde de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, hacking, vernietiging evenals elke andere vorm van illegale verwerking. In geval Datacaps BV vaststelt dat er een illegale verwerking is gebeurd, zal zij de Opdrachtgever hiervan binnen 48 uur informeren.

De Opdrachtgever erkent en aanvaardt dat Datacaps BV servers huurt van derden die binnen de Europese Unie worden gehost. Deze derden dienen als subverwerkers te worden beschouwd. Persoonsgegevens die opgeslagen zijn in de systemen van Datacaps BV en die niet kunnen overgedragen worden aan de Opdrachtgever, zullen bij het beëindigen van de overeenkomst worden vernietigd, behalve deze die Datacaps BV dient te bewaren op basis van een wettelijke verplichting.

Op overeenkomsten met Datacaps BV is enkel het Belgische recht van toepassing. Bij betwisting over de uitvoering of enige andere aspecten van dit contract zijn de rechtbanken van Hasselt exclusief bevoegd.

De DigiTest is een gratis online zelfbeoordelingstool waarmee bedrijven hun eigen digitale maturiteit in kaart kunnen brengen. De resultaten zijn uitsluitend indicatief en vormen geen professioneel advies.

Datacaps BV geeft geen garanties met betrekking tot de nauwkeurigheid, volledigheid of toepasbaarheid van de DigiTest-resultaten op de specifieke situatie van de gebruiker. Het invullen van de DigiTest schept geen enkele verplichting voor beide partijen.

De in de DigiTest ingevoerde gegevens worden verwerkt conform het privacybeleid van Datacaps BV. Met toestemming van de gebruiker kan Datacaps BV de resultaten als basis gebruiken voor een gepersonaliseerd opvolgvoorstel.

Een RFP (Request for Proposal) ingediend via de website van Datacaps is een vrijblijvend verzoek om een op maat gemaakt projectvoorstel. Het indienen van een RFP schept geen enkele verplichting voor de klant noch voor Datacaps BV.

Datacaps BV zal de RFP beoordelen en, indien relevant, een projectvoorstel indienen. Dit voorstel is pas bindend nadat een schriftelijke overeenkomst door beide partijen is ondertekend.

Informatie en documenten ingediend in het kader van een RFP worden als strikt vertrouwelijk behandeld conform artikel 7 van deze algemene voorwaarden.

Sollicitaties ingediend via de website van Datacaps worden met de grootste zorg en strikte vertrouwelijkheid behandeld. Sollicitatiegegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de rekruteringsprocedure.

Het indienen van een sollicitatie schept geen recht op aanstelling of enige andere rechtsverhouding met Datacaps BV. Datacaps BV behoudt zich het recht voor sollicitaties zonder opgave van redenen te weigeren.

Sollicitatiegegevens worden bewaard gedurende maximaal 12 maanden na afronding van de selectieprocedure, tenzij de kandidaat uitdrukkelijk toestemming geeft voor een langere bewaarperiode. Na deze termijn worden de gegevens permanent verwijderd. Raadpleeg ons privacybeleid voor meer informatie.

Procesautomatiseringsdiensten geleverd door Datacaps BV zijn onderworpen aan een middelenverbintenis. Resultaten zijn afhankelijk van de complexiteit van de bestaande processen, de kwaliteit van de door de klant aangeleverde gegevens en informatie, en de beschikbaarheid en stabiliteit van gebruikte platformen van derden.

Automatiseringsplatformen van derden (waaronder maar niet beperkt tot n8n, Make, Zapier, Microsoft Power Automate) zijn onafhankelijke diensten. Datacaps BV heeft geen controle over wijzigingen, onderbrekingen of stopzetting van deze platformen en is niet aansprakelijk voor de gevolgen daarvan. De klant is verantwoordelijk voor het bijhouden van de nodige licenties voor de gebruikte tools.

Digitale transformatie is een langdurig proces waarvan de resultaten in aanzienlijke mate afhangen van de actieve medewerking en betrokkenheid van de klantorganisatie. Datacaps BV levert advies, strategie en implementatieondersteuning, maar draagt geen verantwoordelijkheid voor de adoptie en interne change management-processen van de klant.

Door Datacaps BV opgestelde transformatieroadmaps zijn op maat gemaakte aanbevelingen op basis van de op het moment van de consultatie beschikbare informatie. Wijzigingen in de markt, technologie of de organisatie van de klant kunnen deze aanbevelingen doen verouderen. Datacaps BV raadt aan de transformatiestrategie periodiek te toetsen.

Systeemintegratiediensten zijn afhankelijk van de beschikbaarheid, stabiliteit en gedocumenteerde specificaties van API's en systemen van derden. Datacaps BV kan niet aansprakelijk gesteld worden voor integratiestoringen veroorzaakt door wijzigingen in of onbeschikbaarheid van systemen of API's van derden.

De klant is verplicht Datacaps BV tijdig te voorzien van alle nodige toegangen, documentatie en machtigingen die vereist zijn voor de integratie. Vertragingen die voortvloeien uit het onvolledig of laattijdig aanleveren van deze informatie zijn niet toerekenbaar aan Datacaps BV.

Workflow optimalisatie-analyses en -aanbevelingen zijn gebaseerd op de door de klant verstrekte informatie, gegevens en procesbeschrijvingen. Datacaps BV verifieert de volledigheid of juistheid van deze informatie niet zelfstandig. De klant is verantwoordelijk voor het aanleveren van correcte en volledige procesinformatie.

In het kader van workflow optimalisatie geformuleerde aanbevelingen zijn vrijblijvend advies. De beslissing om aanbevelingen te implementeren berust volledig bij de klant. Datacaps BV is niet aansprakelijk voor eventuele negatieve gevolgen van het al dan niet implementeren van haar aanbevelingen.

HubSpot-implementatiediensten worden uitgevoerd door Datacaps BV als gecertificeerde HubSpot-partner. Deze diensten zijn onderworpen aan de gebruiksvoorwaarden en het acceptabel gebruik-beleid van HubSpot, waarmee de klant akkoord gaat bij het verlenen van de opdracht.

De klant dient over een geldige HubSpot-licentie te beschikken voor de te implementeren diensten. Datacaps BV is niet aansprakelijk voor gevolgen voortvloeiend uit wijzigingen aan het HubSpot-platform, aanpassingen aan de prijsstructuur of het stopzetten van HubSpot-functionaliteiten door HubSpot Inc.

Gegevens verwerkt binnen HubSpot zijn onderworpen aan het privacybeleid en de gegevensverwerkingsvoorwaarden van HubSpot. Datacaps BV sluit een verwerkersovereenkomst af met de klant waar dit vereist is op grond van de AVG.

AI-automatiseringsdiensten maken gebruik van machine learning-modellen en grote taalmodellen (LLM's) ontwikkeld en geëxploiteerd door derden (waaronder maar niet beperkt tot OpenAI, Anthropic, Google). De uitvoer van deze AI-modellen is van probabilistische aard en biedt geen garantie van nauwkeurigheid, volledigheid of foutloosheid.

Datacaps BV raadt ten zeerste aan om AI-uitvoer door een mens te laten beoordelen voor beslissingen met significante impact. De klant is verantwoordelijk voor het valideren en goedkeuren van door AI gegenereerde inhoud, beslissingen of acties voordat deze in werking treden.

Persoonsgegevens die worden verwerkt via AI-modellen mogen alleen worden ingediend voor zover strikt noodzakelijk en conform de toepasselijke privacywetgeving. Waar AI-modellen persoonsgegevens verwerken, dient de klant te zorgen voor een passende rechtsgrondslag en, waar vereist, een verwerkersovereenkomst met de betrokken AI-aanbieder.

Alle offertes en prijsvoorstellen uitgebracht door Datacaps BV zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Een offerte is geldig gedurende 30 kalenderdagen vanaf de uitgifte, tenzij in de offerte een andere geldigheidsduur is aangegeven.

Een offerte wordt pas bindend na schriftelijke aanvaarding door de klant. Gedeeltelijke aanvaarding of aanvaarding met wijzigingen geldt als een tegenbod. Datacaps BV behoudt zich het recht voor een offerte in te trekken vóór aanvaarding.

Vermelde prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Prijzen zijn gebaseerd op de op het moment van de offerteopmaak beschikbare informatie. Wijzigingen in omstandigheden, scope of kosten van derden kunnen aanleiding geven tot een herziening van de offerte.

Cases en projectvoorbeelden gepubliceerd op de website van Datacaps zijn in de eerste plaats referentiecases, bedoeld om de diensten en werkwijze van Datacaps BV te illustreren. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn de beschreven cijfers, situaties en resultaten gebaseerd op representatieve scenario's en niet op specifieke klantopdrachten.

Wanneer een case betrekking heeft op een echte klantopdracht, wordt dit uitdrukkelijk aangegeven in de casepublicatie — bijvoorbeeld door vermelding van de naam, het logo van de klant of een expliciete kennisgeving. Dergelijke publicatie vindt altijd plaats met de voorafgaande schriftelijke toestemming van de betrokken klant.

In cases vermelde resultaten en prestatie-indicatoren (zoals tijdsbesparingen, kostenreducties of omzetgroei) zijn specifiek voor de beschreven omstandigheden en vormen geen garantie van gelijkaardige resultaten voor andere klanten. De daadwerkelijke resultaten kunnen variëren naargelang de sector, organisatie en implementatiecontext.