Wat is het verschil tussen SharePoint en OneDrive?

OneDrive is jouw persoonlijke opslag, SharePoint is die van het bedrijf. Vuistregel: werkt er meer dan één persoon met een document, of moet het er over vijf jaar nog zijn, dan hoort het in SharePoint. Beide zitten in dezelfde licentie en werken hetzelfde in de Verkenner.

Kunnen jullie onze netwerkschijf migreren?

Ja. We brengen eerst in kaart wat er werkelijk gebruikt wordt, want een schijf één op één overzetten neemt jaren aan rommel mee. Daarna migreren we in fasen, meestal buiten de werkuren, zodat niemand een dag zonder bestanden zit.

Blijft onze data in Europa?

Microsoft biedt dataopslag binnen de EU aan voor Microsoft 365. Wij configureren de omgeving daarop en leggen vast waar welke gegevens staan, zodat je dat bij een AVG-vraag of audit kan aantonen.

Tools & Technologieën

Microsoft SharePoint

Eén plek waar bedrijfsdocumenten leven, met rechten die kloppen.

Communicatie

Wat is Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint is het documenthart van Microsoft 365. Het is de plek waar contracten, offertes, procedures en projectdossiers staan, met versiebeheer, zoekfunctie en toegangsrechten per team of per klant.

De meeste KMO's gebruiken SharePoint zonder het te weten: elk Teams-kanaal slaat zijn bestanden er automatisch in op. Het verschil tussen een bedrijf waar bestanden vindbaar zijn en een bedrijf waar iedereen zijn eigen kopie op zijn bureaublad heeft, zit bijna altijd in hoe SharePoint is ingericht, niet in of het gebruikt wordt.

SharePoint is bovendien de logische opslag om automatiseringen op te bouwen. Een getekend contract dat vanzelf in de juiste klantmap belandt, een werfrapport dat na goedkeuring naar het archief verhuist: dat regel je met Power Automate rechtstreeks op de documentbibliotheek.

Voordelen van Microsoft SharePoint

Inbegrepen in Microsoft 365, geen aparte opslagkost per gebruiker
Versiebeheer op elk document: terug naar een vorige versie zonder gedoe
Rechten per bibliotheek, map of document, ook voor externe gasten
Zoeken door de inhoud van documenten, niet alleen door bestandsnamen
Synchroniseren naar de Verkenner, dus werken zoals mensen gewend zijn
Metadata en weergaven in plaats van eindeloze mappenbomen
Bewaartermijnen en archivering instelbaar, relevant voor AVG en audits

Onze aanpak

Hoe wij Microsoft SharePoint inzetten

Wij ontwerpen de documentstructuur vóór we iets verplaatsen: welke bibliotheken, welke metadata, wie mag wat. Daarna migreren we vanaf de netwerkschijf, Dropbox of Google Drive, met behoud van mappenstructuur en zonder dat het bedrijf een dag stilligt. We koppelen de bibliotheken aan Teams, zetten bewaartermijnen op waar dat moet en bouwen met Power Automate de flows die documenten automatisch op de juiste plek zetten.

Bespreek jouw project

Wat wij toevoegen

Een structuur die is opgezet vanuit hoe jullie werken, niet vanuit hoe de map heet
Migratie vanaf netwerkschijf of Drive zonder verlies en zonder downtime
Rechten die vanaf dag één kloppen, inclusief externe toegang voor klanten
Documentstromen geautomatiseerd: goedkeuren, archiveren, doorsturen
Training zodat het team via de Verkenner werkt zonder de structuur te slopen

Praktijktoepassingen

Wat wij bouwen met Microsoft SharePoint

Netwerkschijf vervangen door een doorzoekbare documentbibliotheek in de cloud

Klantdossier dat automatisch wordt aangemaakt zodra een deal in HubSpot gewonnen is

Getekende contracten die na ondertekening vanzelf in de juiste klantmap belanden

Procedures en handleidingen op één plek, met versiebeheer en leesbevestiging

Externe toegang voor een klant of accountant tot precies één map

Rendement

Wat levert Microsoft SharePoint op?

Het gemiddelde kantoorpersoneelslid besteedt een aanzienlijk deel van zijn week aan het zoeken naar documenten en het achterhalen welke versie de juiste is. Een doordachte SharePoint-inrichting haalt dat grotendeels weg, en scheelt daarnaast de kost en het onderhoud van een eigen bestandsserver.

Bereken jouw ROI

Meetbare resultaten

We definiëren voor elk project duidelijke KPI's en meten resultaten na implementatie. Jij weet altijd wat de tool oplevert.

Valkuilen