Van Excel-werfplanning naar real-time projectbeheer

De uitdaging

Werfplanningen werden beheerd in Excel-bestanden die per mail werden doorgestuurd. Bestellingsgoedkeuringen liepen tot 3 dagen vertraging op. Nieuwe medewerkers hadden 2 maanden nodig om alle interne processen onder de knie te krijgen.

Onze aanpak

Digitaal werfbeheersysteem in Monday.com met automatische triggers voor bestellingen, digitale goedkeuringsworkflows en een centrale documentenbibliotheek. Directe koppeling met boekhoudsoftware voor real-time kostenbewaking per werf.

1. Fase 1

   Meelopen op de werf

   We begonnen niet achter een bureau maar op twee werven. Daar bleek dat werfleiders niet tegen Excel op zich aanliepen, maar tegen het feit dat ze op de werf geen laptop openklappen: alles moest op de telefoon kunnen.

2. Fase 2

   Werfbeheer opzetten in Monday.com

   Elke werf werd een bord met vaste fases, verantwoordelijken en deadlines. Bewust gekozen voor een bestaand platform in plaats van maatwerk: sneller live en makkelijker over te dragen.

3. Fase 3

   Goedkeuringen digitaliseren

   Bestellingen boven een bepaald bedrag gaan via een digitale goedkeuringsflow met notificatie op de telefoon. Daarmee ging de doorlooptijd van drie dagen naar enkele uren, simpelweg omdat niemand meer op een handtekening op kantoor wacht.

4. Fase 4

   Kostenbewaking koppelen

   De koppeling met de boekhouding toont per werf de actuele kostprijs tegenover het budget. Overschrijdingen worden zichtbaar tijdens het project in plaats van bij de eindafrekening.

De resultaten

• Goedkeuringstijd bestellingen van 3 dagen naar 4 uur
• 60% minder planningsfouten op werfniveau
• Onboardingperiode nieuwe medewerkers van 8 naar 3 weken
• Projecten gemiddeld 12 dagen vroeger opgeleverd

Veelgestelde vragen

Werken werfleiders hier echt mee, of blijft het bij kantoor?

Dat was de kritische factor. Omdat alles mobiel werkt en de invoer kort is, werd het systeem op de werf gebruikt. Was de app traag of omslachtig geweest, dan waren de Excel-bestanden gewoon teruggekomen.

Waarom Monday.com en geen bouwspecifiek pakket?

Bouwsoftware is krachtig maar zwaar om in te voeren. Voor een bedrijf van 40 medewerkers woog snelheid van invoering en gebruiksgemak zwaarder dan volledigheid van functies.

Hoe zit het met documenten en plannen?

Die staan in een centrale bibliotheek gekoppeld aan de werf, met versiebeheer. Daarmee verdween de discussie over wie met welke versie van het plan werkt.

Wat was de grootste winst?

Niet de tijdsbesparing, maar het feit dat nieuwe medewerkers na drie weken meedraaien in plaats van acht: alle processen staan zichtbaar in één systeem.