Van 3 uur naar 15 minuten per dag

De uitdaging

Het administratieteam besteedde dagelijks 3 uur aan het handmatig verwerken en integreren van inkomende facturen in hun ERP-systeem. Fouten, vertragingen en frustratie waren een dagelijkse realiteit.

Onze aanpak

Wij bouwden een geautomatiseerde factuurverwerkingspipeline die PDF-facturen automatisch uitleest, valideert en inlaadt in het ERP. Uitzonderingen worden gemarkeerd voor menselijke controle.

1. Week 1

   Facturenstroom in kaart brengen

   We volgden een week lang elke binnenkomende factuur: via welk kanaal ze arriveerde, wie ze aanraakte en waar ze bleef liggen. Daaruit bleek dat niet het inboeken zelf het meeste tijd kostte, maar het opzoeken van de juiste bestelbon.

2. Week 2

   Uitlezen en koppelen aan bestelbonnen

   De OCR-laag leest leveranciersnaam, factuurnummer, bedragen en btw uit. Vervolgens matcht de pipeline elke factuur automatisch aan de openstaande bestelbon in het ERP, inclusief controle op prijs- en hoeveelheidsafwijkingen.

3. Week 3

   Uitzonderingen bewust menselijk houden

   Niet elke factuur mag automatisch door. Afwijkingen boven een ingestelde drempel, onbekende leveranciers en dubbele factuurnummers komen in een aparte controlewachtrij terecht. De boekhouder beslist, het systeem voert uit.

4. Week 4

   Opleiding en overdracht

   Twee korte sessies met het administratieteam, een beslisboom op één A4 voor twijfelgevallen en een maand nazorg waarin we samen de eerste uitzonderingen doorliepen en de drempels bijstelden.

De resultaten

• 90% tijdsbesparing op factuurverwerking
• € 42.000 personeelskostenbesparing per jaar
• Foutenpercentage gedaald van 8% naar < 0,5%
• Terugverdientijd: 4 maanden

Veelgestelde vragen

Werkt dit ook met leveranciers die geen gestructureerde e-facturen sturen?

Ja. De meeste KMO-leveranciers sturen gewone PDF-facturen en net die vormen de moeilijkheid. De OCR-laag leest ook die uit; per leverancier wordt het herkenningspatroon eenmalig bijgesteld, waarna de herkenning stabiel blijft.

Wat gebeurt er als het systeem een factuur verkeerd inleest?

Afwijkingen boven de ingestelde drempel gaan nooit automatisch door, maar belanden in een controlewachtrij. In de praktijk is dat een handvol facturen per week in plaats van alle facturen.

Op welk ERP werkt dit?

De pipeline koppelt via API of bestandsuitwisseling. In dit traject ging het om een bestaand ERP-pakket; hetzelfde principe werkt met Exact, Odoo, Teamleader of een maatwerkpakket met API.

Hoe lang duurt de terugverdientijd?

In dit dossier vier maanden. Dat hangt vooral af van het factuurvolume: vanaf ongeveer 200 inkomende facturen per maand wordt automatisering doorgaans snel rendabel.