Drie systemen, één waarheid

De uitdaging

Webshop, ERP en boekhoudsoftware draaide als drie aparte eilanden. Orders werden handmatig overgenomen, voorraden wekelijks gesynchroniseerd en facturen manueel aangemaakt. Drie medewerkers spendeerden de helft van hun tijd aan dit "doorsturen" van data.

Onze aanpak

Bidirectionele API-koppeling tussen Shopify, Exact Online en Billit. Orders worden automatisch ingelezen in het ERP, voorraadwijzigingen real-time gesynchroniseerd en facturen automatisch gegenereerd en verstuurd.

1. Fase 1

   De drie eilanden in kaart

   Shopify, Exact Online en Billit hielden elk hun eigen waarheid bij. We documenteerden welk systeem voor welk gegeven leidend moest zijn: één beslissing die achteraf de helft van de integratieproblemen voorkomt.

2. Fase 2

   Orders automatisch inlezen

   Elke webshoporder komt binnen enkele minuten in het ERP terecht, inclusief klantgegevens, korting en verzendmethode. Fouten door overtypen verdwenen daarmee volledig.

3. Fase 3

   Voorraad bidirectioneel synchroniseren

   Dit is het gevoeligste stuk: verkoopt de webshop iets dat fysiek niet meer op voorraad is, dan levert dat ontevreden klanten op. De synchronisatie werkt in beide richtingen en houdt rekening met gereserveerde voorraad.

4. Fase 4

   Facturatie sluiten

   Facturen worden automatisch aangemaakt en verstuurd zodra een order verzonden is. De boekhouding krijgt daardoor een sluitende keten van order tot betaling, zonder tussenkomst.

De resultaten

• 16 uur/week bespaard op handmatige dataoverdracht
• Voorraadnauwkeurigheid van 71% naar 99,4%
• Factuurverwerking volledig geautomatiseerd
• € 38.000 personeelskostenbesparing per jaar

Veelgestelde vragen

Wat als een van de drie systemen later vervangen wordt?

Daarom koppelen we via een tussenlaag in plaats van systemen rechtstreeks aan elkaar te knopen. Vervang je één systeem, dan pas je één koppeling aan in plaats van alles.

Hoe vaak wordt de voorraad gesynchroniseerd?

In dit dossier realtime bij elke mutatie. Bij trager bewegende voorraden volstaat vaak een interval van enkele minuten, wat de belasting op de systemen beperkt.

Werkt dit ook met WooCommerce of Magento in plaats van Shopify?

Ja. Alle courante webshopplatformen bieden een API. Het principe blijft identiek; enkel de koppellaag verschilt.

Wat gebeurt er bij een storing van één systeem?

De koppeling houdt berichten in wachtrij en verwerkt ze zodra het systeem terug bereikbaar is. Er gaat dus geen order verloren bij tijdelijke uitval.