Orderverwerking van 25 minuten naar 3 minuten

De uitdaging

Inkomende orders via e-mail, fax en telefoon werden manueel verwerkt en ingetikt in het productiesysteem. Bij pieken stond de productie stil terwijl de binnendienst bezig was met administratie. Fouten leidden tot verkeerde productieorders en leveringsvertragingen.

Onze aanpak

Geautomatiseerde orderintake die e-mailorders uitleest, de relevante data extraheert en automatisch inschiet in het productieplanningssysteem. Niet-standaard orders worden gemarkeerd voor menselijke controle.

1. Fase 1

   De 25 minuten opsplitsen

   We klokten elke stap van een binnenkomende order. Het invoeren zelf duurde vier minuten; de rest ging naar opzoeken van klantafspraken, controleren van voorraad en navragen van levertermijnen bij productie.

2. Fase 2

   Orderinvoer automatiseren

   Orders komen binnen via e-mail en klantportaal en worden automatisch uitgelezen en aangemaakt in het ERP, inclusief de klantspecifieke prijsafspraken die voordien handmatig opgezocht werden.

3. Fase 3

   Voorraad en levertermijn automatisch koppelen

   Het systeem controleert bij aanmaak meteen de beschikbaarheid en berekent een realistische leverdatum op basis van de productieplanning. Daarmee verdween het heen-en-weer bellen tussen verkoop en productie.

4. Fase 4

   Uitzonderingen zichtbaar maken

   Orders met afwijkende specificaties, onbekende artikelnummers of kredietrisico komen in een aparte lijst. De verkoopbinnendienst behandelt nu alleen nog die gevallen in plaats van elke order.

De resultaten

• Orderverwerkingstijd van 25 minuten naar 3 minuten per order
• Productiefouten door foutieve invoer: −85%
• Binnendienstcapaciteit vrijgemaakt equivalent aan 2 VTE
• Leveringstermijnen 95% accuraat (was 71%)

Veelgestelde vragen

Wat als klanten hun orders op verschillende manieren doorsturen?

Dat is de regel, niet de uitzondering. Per klant wordt het aanleverpatroon eenmalig ingeregeld: e-mailbijlage, portaal of gestructureerd bestand. Daarna verloopt de verwerking identiek.

Hoe voorkom je fouten bij klantspecifieke prijzen?

De prijsafspraken staan als brongegeven in het ERP en worden automatisch toegepast. Voordien werden ze handmatig opgezocht, wat precies de meest voorkomende foutenbron was.

Is dit interessant bij lagere ordervolumes?

Onder ongeveer 20 orders per dag weegt de tijdwinst minder zwaar. Dan is het argument eerder foutreductie en snellere levertermijnen dan pure besparing.

Hoe lang duurde de invoering?

Enkele weken, waarbij het grootste deel van de tijd ging naar het opschonen van artikel- en klantgegevens in het ERP.