Salespipeline van nul zichtbaarheid naar volledige controle

De uitdaging

Het salesteam gebruikte Outlook, Excel en een gedeelde netwerkschijf om prospects bij te houden. Deals raakten verloren tijdens verlof, follow-ups werden vergeten en management had geen zicht op de commerciële pipeline.

Onze aanpak

HubSpot CRM implementatie met aangepaste pijplijn voor consultancyverkoop, geautomatiseerde opvolgsequenties na elk contactmoment, leadscoring op basis van gedrag en een real-time salesrapportage-dashboard voor management.

1. Week 1

   Verkoopproces uittekenen vóór de software

   We tekenden eerst uit hoe een adviesopdracht werkelijk verkocht wordt: van eerste gesprek over voorstel tot ondertekening. Pas daarna is HubSpot ingericht. Andersom werken levert een CRM op dat niemand herkent.

2. Week 2

   Pijplijn en velden inrichten

   Zes fases, elk met een duidelijke afspraak wanneer een deal doorschuift. Geen twintig verplichte velden, maar vijf die er echt toe doen: adoptie valt of staat met hoe weinig een verkoper moet invullen.

3. Week 3

   Data migreren en opschonen

   Contacten uit Outlook, Excel en de netwerkschijf zijn samengebracht, ontdubbeld en verrijkt. Ongeveer een derde bleek verouderd; dat opschonen voorkwam dat het nieuwe systeem meteen weer vervuild raakte.

4. Week 4

   Automatiseren en opleiden

   Opvolgtaken na elk contactmoment, een herinnering bij deals zonder activiteit, en leadscoring op websitegedrag. Afgesloten met twee opleidingssessies en een maand nazorg.

De resultaten

• 35% hogere lead-naar-klant conversie in 6 maanden
• 100% leadopvolging gegarandeerd, ook tijdens verlof
• Salescyclus ingekort van 42 naar 28 dagen
• € 95.000 extra omzet geboekt in het eerste jaar

Veelgestelde vragen

Hoelang duurt een HubSpot-implementatie?

Vier weken van nul tot live, inclusief migratie en opleiding. Dat is de standaardaanpak van Datacaps voor een KMO-omgeving.

Kunnen we onze bestaande gegevens meenemen?

Ja. Contacten, bedrijven, deals en historiek migreren standaard mee. We gebruiken die migratie meteen om verouderde gegevens op te schonen.

Wat als ons team weerstand heeft tegen een CRM?

Dat is de meest voorkomende reden waarom CRM-trajecten mislukken. We houden het aantal verplichte velden bewust laag en tonen elke verkoper concreet wat het hem oplevert, niet enkel wat het management ermee kan.

Welk HubSpot-abonnement is nodig?

Voor dit traject volstond Sales Hub Starter/Professional. We bekijken vooraf welke modules je effectief nodig hebt, zodat je niet betaalt voor functies die ongebruikt blijven.